Từ ngày 01/07/2026, các quy định mới về quản lý thuế, hóa đơn điện tử và chứng từ điện tử chính thức được triển khai theo hệ thống văn bản pháp luật mới. Doanh nghiệp, hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh cần rà soát lại quy trình lập, ký, gửi và lưu trữ hóa đơn để hạn chế sai sót trong quá trình hoạt động.

1. Những thay đổi cần chú ý về hóa đơn điện tử năm 2026

Việc áp dụng quy định mới không chỉ là thay đổi văn bản pháp luật. Người bán cần bảo đảm dữ liệu hóa đơn phản ánh đúng nghiệp vụ phát sinh, thực hiện đăng ký sử dụng theo quy định và kiểm tra quy trình truyền, nhận, lưu trữ dữ liệu hóa đơn.

Hộ kinh doanh có doanh thu trên 1 tỷ đồng/năm cần lưu ý

Theo hướng dẫn công bố về quy định áp dụng từ ngày 01/07/2026, hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh có doanh thu trên 1 tỷ đồng/năm thuộc diện phải sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền theo trường hợp và điều kiện pháp luật quy định.

Hộ kinh doanh nên rà soát doanh thu, phương thức bán hàng, phần mềm đang sử dụng và loại hóa đơn phù hợp. Với hoạt động bán hàng trực tiếp cho người tiêu dùng, cần kiểm tra cụ thể việc sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền theo quy định áp dụng cho ngành nghề và mô hình kinh doanh.

2. Hóa đơn điện tử phải có những nội dung nào?

Doanh nghiệp cần thiết lập dữ liệu hóa đơn chính xác, đầy đủ và phù hợp với loại hóa đơn được sử dụng. Các nội dung chủ yếu cần kiểm tra gồm:

Lưu ý: Nội dung cụ thể có thể khác nhau theo loại hóa đơn và nghiệp vụ. Không nên áp dụng máy móc một mẫu hóa đơn cho mọi hoạt động kinh doanh.

3. Hóa đơn điện tử có bắt buộc phải có chữ ký số của người mua?

Theo quy định về nội dung hóa đơn điện tử tại Nghị định 254/2026/NĐ-CP, hóa đơn điện tử không nhất thiết phải có chữ ký số của người mua, trừ trường hợp người mua và người bán có thỏa thuận hoặc trường hợp pháp luật có quy định khác.

Doanh nghiệp cần phân biệt chữ ký số của người bán, chữ ký số của người mua và mã của cơ quan thuế. Đây là các nội dung có chức năng khác nhau; việc một hóa đơn có mã của cơ quan thuế không đồng nghĩa với việc mọi hóa đơn đều phải có chữ ký số của người mua.

4. Khi nào phải lập hóa đơn điện tử?

Nguyên tắc chung là khi bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ, người bán phải lập hóa đơn theo thời điểm pháp luật quy định, bao gồm các trường hợp khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu, cho, biếu, tặng và các trường hợp liên quan khác theo quy định.

Thời điểm lập hóa đơn cần được xác định dựa trên bản chất nghiệp vụ và quy định áp dụng cho từng lĩnh vực. Doanh nghiệp không nên tự động dồn hóa đơn sang ngày hôm sau chỉ vì cuối ngày bận rộn hoặc quên thao tác. Nếu đã lập sai hoặc lập thiếu, cần xác định đúng tình huống và xử lý theo quy định hiện hành.

5. Doanh nghiệp cần làm gì để hạn chế sai sót?

• Kiểm tra thông tin đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử và loại hóa đơn đang áp dụng.
• Rà soát tên, địa chỉ, mã số thuế và dữ liệu người mua trước khi phát hành.
• Đối chiếu thời điểm lập hóa đơn với nghiệp vụ bán hàng, cung cấp dịch vụ thực tế.
• Kiểm tra việc ký số, truyền nhận dữ liệu và lưu trữ hóa đơn.
• Đào tạo nhân viên bán hàng, kế toán về quy trình lập và xử lý hóa đơn sai sót.
• Thường xuyên cập nhật văn bản pháp luật và hướng dẫn của cơ quan thuế.

6. Câu hỏi thường gặp về hóa đơn điện tử

Hộ kinh doanh có doanh thu dưới 1 tỷ đồng/năm có phải dùng hóa đơn điện tử không?

Không nên chỉ căn cứ vào mức doanh thu để kết luận cho mọi trường hợp. Cần đối chiếu đúng nhóm đối tượng, phương pháp thuế, loại hoạt động và các quy định hiện hành áp dụng cho hộ kinh doanh hoặc cá nhân kinh doanh.

Có phải mọi hóa đơn điện tử đều cần mã của cơ quan thuế?

Không. Việc sử dụng hóa đơn có mã hay không có mã phụ thuộc vào đối tượng, lĩnh vực hoạt động, điều kiện áp dụng và quy định pháp luật. Người bán cần xác định đúng loại hóa đơn trước khi đăng ký sử dụng.

Nếu lập hóa đơn sai thì có thể tự xóa hóa đơn và lập lại không?

Không nên tự ý xóa hoặc xử lý theo kinh nghiệm. Cần xác định tình trạng hóa đơn, nội dung sai và quy định về điều chỉnh, thay thế hoặc xử lý hóa đơn sai sót đang có hiệu lực tại thời điểm thực hiện.

7. Tư vấn đăng ký và sử dụng hóa đơn điện tử

Doanh nghiệp và hộ kinh doanh có nhu cầu đăng ký mới, mua thêm hóa đơn điện tử, chuyển đổi phần mềm hoặc cần hướng dẫn quy trình sử dụng có thể liên hệ để được tư vấn theo nhu cầu thực tế.

Văn bản tham khảo

• Nghị định 254/2026/NĐ-CP – Cổng thông tin văn bản Chính phủ
• Thông tư 91/2026/TT-BTC – Cổng thông tin Chính phủ
• Bộ Tài chính: Hoàn thiện hành lang pháp lý về hóa đơn điện tử năm 2026

Thông tin trong bài nhằm mục đích tham khảo và phổ biến quy định. Khi xử lý hồ sơ hoặc tình huống cụ thể, cần đối chiếu toàn văn văn bản pháp luật và hướng dẫn hiện hành của cơ quan thuế. Cập nhật nội dung: tháng 11/2026.