Chữ ký số ngày càng cần thiết trong quá trình kê khai thuế điện tử, sử dụng hóa đơn điện tử, giao dịch bảo hiểm xã hội và ký hồ sơ trực tuyến. Năm 2026, doanh nghiệp và hộ kinh doanh nên rà soát hiệu lực chứng thư số, cách quản lý người ký và hình thức ký số đang sử dụng để tránh gián đoạn giao dịch.

1. Quy định về chữ ký số doanh nghiệp cần lưu ý trong năm 2026

Chữ ký số là công cụ xác thực điện tử được sử dụng trong nhiều giao dịch trực tuyến. Tuy nhiên, doanh nghiệp cần lựa chọn chứng thư số và dịch vụ phù hợp với chủ thể ký, mục đích sử dụng và hệ thống tiếp nhận hồ sơ.

Nghị định 23/2025/NĐ-CP quy định về chữ ký điện tử và dịch vụ tin cậy. Khi triển khai chữ ký số, doanh nghiệp cần quan tâm đến các vấn đề sau:

• Chủ thể ký: kiểm tra thông tin tổ chức, cá nhân và người đại diện hoặc người được giao thực hiện giao dịch.
• Chứng thư số: theo dõi thời hạn hiệu lực, thông tin nhận dạng và tình trạng chứng thư.
• Quản lý quyền ký: chỉ giao thiết bị hoặc quyền ký cho người có thẩm quyền theo quy trình nội bộ.
• Hệ thống sử dụng: kiểm tra cổng thuế, phần mềm hóa đơn, hệ thống BHXH hoặc nền tảng hợp đồng có hỗ trợ hình thức ký đã chọn hay không.
• Bảo mật: không chia sẻ mã PIN, mật khẩu, OTP hoặc thông tin xác thực cho người không có thẩm quyền.

Lưu ý: Pháp luật không đồng nghĩa với việc mọi doanh nghiệp bắt buộc phải mua một thương hiệu chữ ký số cụ thể. Doanh nghiệp cần sử dụng dịch vụ phù hợp với quy định và yêu cầu của hệ thống giao dịch mà mình tham gia.

2. Viettel-CA có những hình thức ký số nào?

Tùy nhu cầu sử dụng, khách hàng có thể cân nhắc chữ ký số trên thiết bị USB Token, chữ ký số từ xa hoặc giải pháp ký số máy chủ/tích hợp hệ thống. Các hình thức này khác nhau về cách lưu giữ khóa bí mật, thiết bị cần dùng và quy trình xác nhận ký.