Năm 2026, cùng với các quy định mới về quản lý thuế, hóa đơn điện tử và chứng từ điện tử, doanh nghiệp cần đặc biệt quan tâm đến chữ ký số trong quy trình lập và phát hành hóa đơn.

1. Chữ ký số có vai trò gì?

Chữ ký số là một phương thức chữ ký điện tử được sử dụng để xác thực chủ thể ký và kiểm tra tính toàn vẹn của dữ liệu. Trong quy trình hóa đơn điện tử, chữ ký được thực hiện theo loại hóa đơn và trường hợp áp dụng.

2. Kiểm tra chứng thư số

• Kiểm tra thời hạn chứng thư.
• Kiểm tra thông tin tổ chức, cá nhân trên chứng thư.
• Kiểm tra trạng thái hiệu lực.
• Kiểm tra thiết bị hoặc hệ thống ký.

3. Phân quyền người ký

Doanh nghiệp nên xác định rõ ai được lập, ai được kiểm tra và ai được ký. Không nên chia sẻ mã PIN, mật khẩu hoặc thông tin xác thực cho người không có trách nhiệm.

4. Khi chữ ký số hết hạn

Doanh nghiệp cần chủ động gia hạn hoặc thay thế chứng thư trước khi phát sinh nhu cầu ký. Sau khi thay đổi chứng thư, nên kiểm tra lại khả năng ký trên phần mềm hóa đơn và các hệ thống liên quan.

5. Checklist bảo mật chữ ký số

1. Không chia sẻ mã PIN.
2. Phân quyền tài khoản.
3. Kiểm tra nội dung trước khi ký.
4. Theo dõi thời hạn chứng thư.
5. Thu hồi quyền của người đã nghỉ hoặc chuyển vị trí.